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I. OBJECTIFS ET COMPOSITION DE L'ASSOCIATION
ARTICLE 1
Il est constitué une association d'une durée illimitée, placée sous le régime de la Loi 1901
et dénommée : "Fédération Nationale des Pôles de Référence et Réseaux Hépatites"
(FNPRRH).
Son siège social est fixé à : Pavillon Abrami
Hôpital Beaujon
100 Bd. du Général Leclerc
92118 CLICHY Cedex
Il pourra être transféré par simple décision du Conseil d'Administration. La ratification par l'Assemblée Générale sera nécessaire.
ARTICLE 2
Les objectifs de l'Association sont :
• de rassembler l'essentiel des connaissances sur l'épidémiologie, l'histoire naturelle et le traitement de l'hépatite C ;
• de diffuser les informations de façon objective et non partisane ;
• de partager cette compétence avec les autres institutions, réseaux ou instituts s'intéressant à l'hépatite C. Ceci signifie que la fédération, entre autres missions, participera aux actions suivantes :
-promotion des études de recherche clinique et expérimentales
-mise en place des registres des patients, en particulier dans le cadre des essais contrôlés randomisés
-mise en place de réseaux de veille sanitaire
-harmonisation des relations avec l'industrie pharmaceutique
-standardisation des mesures cliniques
-renforcement des moyens de communication entre les équipes (Internet...)
• de coordonner les actions des pôles de référence et réseaux hépatites notamment dans le cadre des missions qui leur incombent définies par les circulaires ministérielles du 8 mai 1995, du 29 janvier 1999 et de toute autre circulaire et de tout texte officiel relatif aux pôles et réseaux.
Le domaine d'activité de la Fédération concerne l'activité professionnelle, l'organisation des soins et des procédures (notamment les recommandations de pratique clinique) et l'information des médecins et des patients.
La Fédération sera naturellement amenée à exercer son activité dans des domaines scientifiques comme les études multicentriques. Ces activités de type scientifique se feront en concertation avec la ou les sociétés savantes concernées de telle sorte qu'il n'y ait pas redondance ou compétition mais concertation ou synergie. En cas de désaccord avec l'une de ces sociétés savantes, comme l'AFEF, une réunion pourra être organisée entre les deux présidents et les deux secrétaires généraux et le représentant de l'AFEF au Conseil d'Administration de la Fédération.
Ce qui a été développé pour l'hépatite C pourra être prolongé pour des problématiques proches comme l'hépatite B, par exemple.
ARTICLE 3
L'association se compose de membres tous impliqués dans le domaine de l'hépatite C.
Peut être membre, toute personne envisageant de participer activement aux domaines et objectifs cités dans l'article 2, témoignant d'un intérêt pour les thèmes de la fédération, payant sa cotisation à la Fédération (le montant de la cotisation étant déterminé chaque année par le Conseil d'Administration) et étant agréée par le Conseil d'Administration.
ARTICLE 4
Admission des membres
Sont membres, ceux qui en ont fait la demande et ont été agréés par le Conseil d'Administration qui statue lors de chacune de ses réunions, sur les demandes d'adhésion présentées.
Les membres s'engagent à respecter une stricte neutralité politique, philosophique ou religieuse.
Les membres de l'Association ne peuvent recevoir aucune rétribution en raison des fonctions qui leur sont confiées.
ARTICLE 5
La qualité de membre se perd par :
a) démission
b) décès
c) radiation prononcée par le Conseil d'Administration pour motif grave, l'intéressé ayant été invité à se présenter devant le Bureau pour fournir des explications.
II. ADMINISTRATION ET FONCTIONNEMENT
ARTICLE 6
Conseil d'Administration
La Fédération est dirigée par un Conseil d'Administration élu par l'Assemblée Générale. Les membres sont rééligibles.
I. Attributions :
1 - organiser l'Assemblée Générale Ordinaire Statutaire de la Fédération,
2 - organiser, fixer le lieu et la date des réunions scientifiques,
3 - examiner la liste des candidats au titre de membre
4 - réunir les rapports de toutes Commissions spécifiques établies (missions) au sein de la Fédération et approuver éventuellement leurs recommandations.
II Réunions :
1 - Le Conseil d'Administration doit se réunir au moins une fois par an. Le lieu et la date de ces réunions sont fixés par le Président et/ou le Secrétaire.
2 - D'autres réunions complémentaires peuvent être provoquées à la demande du Président, lorsque celui-ci le juge opportun. En outre, une réunion peut être suscitée directement par les membres du Conseil d'Administration sur demande écrite au Secrétaire. Elle doit émaner d'au moins un tiers des membres du Conseil d'Administration.
IIII Décisions :
1 - La représentation nominale ou par pouvoir de deux tiers au moins des membres du Conseil d'Administration est nécessaire pour la validité des délibérations. Il n'y a qu'un pouvoir par personne présente. Il est tenu procès verbal de ces délibérations. Les procès verbaux sont signés par le Président et le Secrétaire et transcrits sans blanc ni rature sur des feuillets numérotés et conservés au siège de l'Association".
2 - Des décisions peuvent être prises par le Conseil d'Administration sans réunion, à condition qu'il y ait un consentement écrit de la majorité des membres du Comité, tous préalablement informés par lettre.
ARTICLE 7
Élection au Conseil d'Administration
1 - Le Conseil d'Administration comporte au maximum 30 membres : 14 postes pour les représentants des Pôles et Réseaux , 1 pour le représentant de l'AFEF (désigné par le Bureau de l'AFEF) ; 2 pour les représentants de la Médecine Interne, 2 pour les représentants de l'Infectiologie, 2 pour les représentants de la Virologie, 2 pour les représentants des Hôpitaux Généraux, 2 pour les Hépato-Gastroentérologues libéraux, 2 pour les Médecins Généralistes, 1 pour les Anatomo pathologistes, 1 pour les Pharmaciens, 1 pour les Associations de Malades. Pour les 14 représentants des Pôles et Réseaux, 6 représentent les Pôles et Réseaux parisiens et 8 représentent les Pôles et Réseaux de la Province.
Ces membres sont élus par les membres titulaires de la Fédération.
2 - Les membres du Conseil d'Administration sont élus pour une période de 2 à 6 ans. Le Conseil d'Administration est renouvelé par tiers tous les 2 ans. Un membre du Conseil d'Administration ayant effectué un mandat ne peut se représenter qu'après un délai de 2 ans. Les membres du premier Comité peuvent se présenter sans délai si leur mandat a été de 2 ou 4 ans. Au cas où deux candidats seraient ex aequo, un deuxième tour serait effectué pour trancher.
3 - Les élections ont lieu tous les 2 ans, les postes soumis à l'élection sont déterminés par le Conseil d'Administration.
4 - Pour les deux premières élections, les membres sortants sont tirés au sort parmi les membres fondateurs élus (à l'exception du Secrétaire, du Trésorier et du Président).
5 - Les candidats doivent adresser par lettre au Secrétaire avant le 1er juillet de l'année en cours une lettre d'intention (sauf pour la première élection qui aura lieu au cours de l'assemblée générale de constitution).
6 - Les bulletins de vote accompagnés d'une déclaration d'intention sont adressés à tous les membres et un vote par correspondance peut avoir lieu.
7 - Le dépouillement est effectué par le Conseil d'Administration. Tout membre de la Fédération qui le désire peut assister au dépouillement, il doit en exprimer le désir par lettre au Secrétaire.
8 - Un des membres du Conseil d'Administration est désigné par le conseil d'administration de l'AFEF en son sein.
ARTICLE 8
Bureau du Conseil d'Administration
I. Composition du Bureau du Conseil d'Administration
Le Bureau du Conseil d'Administration est composé d'un Président, d'un Vice-Président, d'un Secrétaire, et d'un Trésorier. Le bureau peut choisir jusqu'à 3 membres du Conseil d'Administration pour assurer au niveau du bureau une représentation des principales composantes de ce même Conseil d'Administration. Ces personnalités seront désignées par le bureau à chaque renouvellement du bureau. Les membres du Bureau de la Fédération ne peuvent pas être simultanément membres du Bureau de l'AFEF.
II. Fonctions des Membres du Bureau
1- Le Président veille à l'application du règlement et à l'exécution de l'Ordre du jour. Il dirige les discussions, met aux voix les propositions, recueille les suffrages et proclame les décisions.
2- Le Secrétaire, en accord avec le Bureau,
- convoque les membres à chaque séance en leur adressant en temps voulu l'ordre du jour ;
- prépare l'ordre du jour de chaque séance ;
- présente une analyse sommaire de la correspondance ;
- rédige et signe les lettres écrites au nom de la Fédération ainsi que tous les actes émanant d'elles ;
- enregistre toutes les pièces ;
- fait la liaison avec les Sociétés Savantes ;
- établit et conserve les archives de la Fédération ;
- ordonne les dépenses ;
- représente la Fédération en justice et dans tous les actes de la vie civile. Le représentant doit jouir du plein exercice de ses droits civiques.
3- Le Trésorier encaisse les recettes et solde les dépenses de la Fédération. Il est habilité à placer les fonds de la Fédération en valeurs prévues par la loi. Il tient les justificatifs de la comptabilité et fait à l'Assemblée Générale un compte-rendu détaillé de sa gestion.
ARTICLE 9
Durée des mandats
1- La durée de mandat du Secrétaire et du Trésorier est de 2 ans, renouvelable une fois.
2- La durée de mandat du Président est de 2 ans, non renouvelable. Un délai de 6 ans est requis pour qu'un ancien Président puisse redevenir titulaire à ce poste. La durée du mandat du vice-président est de 2 ans, non renouvelable.
ARTICLE 10
Élection du Bureau
1- Les membres du bureau sont élus par le Conseil d'Administration réuni dans les mêmes conditions de quorum que pour les autres séances (article 6).
2- L'élection a lieu tous les deux ans immédiatement après l'Assemblée Générale annuelle de la Fédération (sauf pour la première élection qui aura lieu au décours de l'assemblée générale de constitution).
3- Le vote sur les candidats est fait à bulletin secret. La nomination n'est obtenue qu'à la majorité absolue des voix. Si une candidature n'obtient pas la majorité absolue, l'élection a lieu au deuxième tour à la majorité relative.
ARTICLE 11
Vacances de poste
1- En cas de démission ou de décès du Président, le Vice-Président assure la présidence jusqu'à la fin du mandat du Président.
2- Toute vacance d'un autre poste est assurée par les membres du Bureau avec l'aide des membres du Conseil d'Administration.
ARTICLE 12
Assemblées Générales
I. Assemblée Générale Ordinaire
1- L'Assemblée Générale Ordinaire des membres est convoquée au moins une fois par an. Des Assemblées Générales Ordinaires des membres peuvent être convoquées par le Conseil d'Administration ou à la demande d'au moins un quart des membres de la Fédération.
2- Une convocation écrite comportant le lieu, la date et l'heure de l'Assemblée Générale ainsi que l'ordre du jour est adressée par le Secrétaire à chaque membre au moins 30 jours avant la date prévue. L'ordre du jour est proposé par le Conseil d'Administration. Tout membre de la Fédération peut soumettre une question à l'ordre du jour de l'Assemblée en écrivant au Secrétaire quinze jours au moins avant la date de l'Assemblée.
3- Chaque membre assistant à l'Assemblée Générale Ordinaire, en cas de vote, a droit à une voix. Il n'y a pas de pouvoir.
4- L'adoption d'une décision est faite à la majorité simple des votants et il n'y a pas de quorum.
5- Au moins une fois par an, elle entend les rapports sur la gestion, sur la situation financière et morale de l'Association. Elle approuve les comptes de l'exercice clos, vote le budget de l'exercice suivant.
Le rapport annuel des comptes et les comptes sont adressés chaque année à tous les membres de l'Association.
II. Assemblée Générale Extraordinaire
1- L'Assemblée Générale Extraordinaire a lieu à l'initiative du Conseil d'Administration ou à la demande d'au moins un quart des membres de la Fédération.
2- Elle est convoquée pour apporter un amendement aux Statuts ou dans le cadre d'une procédure de dissolution de la Fédération.
3- Lors de l'Assemblée Générale Extraordinaire, chaque membre présent dispose d'une voix, toutes les décisions sont soumises au vote à bulletin secret, il n'y a pas de procuration. L'adoption d'une décision nécessite deux conditions:
- majorité des deux tiers des votants présents ;
- présence d'au moins 25% des membres de la Fédération.
ARTICLE 13
Dissolution
En cas de dissolution prononcée par les deux tiers au moins des membres présents à l'Assemblée Générale, un ou plusieurs liquidateurs sont nommés par celle-ci, et l'actif, s'il y a lieu, est dévolu conformément à l'article de la loi du 1er juillet 1901 et du décret du 16 août 1901.
ARTICLE 14
Commissions et Missions
Des membres, appartenant au Conseil d'Administration ou non, pourront être mandatés pour effectuer des missions, notamment d'interface avec la Direction Générale de la Santé, l'Institut de Veille Sanitaire, l'Association Nationale pour la Recherche sur le SIDA ou d'autres institutions, ou auprès d'instances internationales….
I. Désignation des responsables
Chaque commission est placée sous la responsabilité d'un ou deux membres titulaires.
Les responsables sont élus au cours de chaque assemblée générale ordinaire pour une durée d'un an renouvelable.
II. Buts
Les commissions représentent l'activité première et médico-scientifique de la Fédération.
Les responsables agissant au nom de la Fédération s'engagent à agir de façon collégiale et dans l'intérêt des membres de la Fédération et non à des fins personnelles.
Un rapport annuel d'activité est présenté au cours de chaque assemblée générale ordinaire.
III. DOTATIONS, FONDS DE RESERVE ET RESSOURCES ANNUELLES
ARTICLE 15
Cotisation
Le montant de la cotisation annuelle est fixé par le Conseil d'Administration.
Le défaut de paiement de la cotisation annuelle après deux avertissements écrits demeurés sans réponse (dont le deuxième envoyé par lettre recommandée avec accusé de réception) entraîne la soumission du dossier au Conseil d'Administration. Le Conseil d'Administration est habilité à prononcer la perte de la qualité de membre de la Fédération par défaut de paiement.
Le Conseil d'Administration se réserve la possibilité d'adapter le montant de la cotisation annuelle pour des catégories particulières de membres en fonction du pays d'origine, d'accords avec d'autres Sociétés Scientifiques et des conditions d'exercice professionnel. Il sera fait état des décisions prises dans le rapport annuel d'activité.
ARTICLE 16
Ressources
Les ressources de la Fédération proviennent des sommes versées au titre de la promotion des actions à mener pour mieux connaître l'hépatite C ou lutter contre elle, des fonds provenant des cotisations, des dons, des bourses de l'industrie pharmaceutique ou de fondations ou d'institutions.
Les délibérations du Conseil d'Administration relatives à l'acceptation des dons et legs ne sont valables qu'après l'approbation administrative donnée dans les conditions prévues par l'article 910 du Code Civil et les articles 5 et 7 de la loi du 4 Février 1901 et le décret n° 66.388 du 13 Juin 1966, modifié par le décret n° 70.222 du 17 Mars 1970.
Les recettes de l'Association peuvent également se composer de :
1. Subventions des établissements publics ou privés, ainsi que de la participation financière des Caisses d'Assurance Maladie, et de toute association créée pour contribuer au développement de la recherche scientifique ou à l'amélioration de la prise en charge des malades.
2. Ressources créées à titre exceptionnel et, s'il y a lieu, avec l'agrément de l'autorité compétente.
ARTICLE 17
Le Trésorier de l'Association tient au jour le jour une comptabilité des deniers, par recettes et par dépenses et, s'il y a lieu, une comptabilité matière.
ARTICLE 18
Les dépenses sont ordonnées par le Président. L'Association est représentée en justice et dans tous les actes de la vie civile par le Président ou le Vice-Président ou le Secrétaire.
Le représentant de l'Association doit jouir du plein exercice de ses droits civils.
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